A simple vista cuando entramos en una sala de formación, una sala de juntas o un espacio preparado para realizar presentaciones o trabajar en grupo parece que tiene todo lo necesario para poder llevar a cabo la actividad: un ordenador, proyector, pizarra, material de papelería, mesas y sillas para los asistentes. Estos elementos pueden parecer suficientes para que la presentación sea un éxito, pero ¿sabías que la mayoría de las salas matan la comunicación?
En muchas ocasiones los responsables de diseñar los espacios dedicados a salas de formación, salas de reuniones o espacios para conferencias se dejan llevar por la imagen exterior o por la desidia desatendiendo algunos detalles que son muy importantes para no matar la comunicación.
Los que realizamos presentaciones a menudo o damos charlas odiamos las salas. Como profesor, ponente, orador y consultor realizo cerca de 200-300 presentaciones en salas. Y el 99% juego «fuera de casa». He presentado en garajes, naves industriales a medio construir o en salas de juntas que habían costado cientos de miles de euros solo en las sillas (caso real). Y desde hace muchos años me sorprende la desidia y abandono que sufren las salas que se dedican a comunicar en las empresas e instituciones. Aulas, salas de reuniones y espacios para eventos que matan la comunicación.
Hacia la sala de comunicación perfecta.
Por eso te voy a compartir en este artículo algunos de los principales problemas y cómo prevenirlos o, al menos, ser conscientes de ellos. Junto a cada problema te pondremos un elemento de comprobación que unidos dan una de las pocas checklist o chuletas que creo existen para tener una sala de comunicación perfecta. Busca estos elementos en esta presentación para tener la respuesta a ¿qué debe tener una gran sala de comunicación?
Confusas, abandonadas y huérfanas.
Además de la enorme confusión de imitar «salas de junta» para las que deben ser salas de trabajo, en general los problemas se agrupan en dos extremos, considerar la sala de presentaciones o formación «una sala más» o despreciarla y dejarla de la mano de «la sala huérfana». Esta es una habitación especial, un lugar que debe ser cuidado. De hecho, ni se llaman así. Por eso aquí vamos a llamarla así desde ahora: «la sala de comunicación»
Es al mismo tiempo la imagen externa de una compañía y el lugar al que pueden llegar las mejores oportunidades para la empresa. No cuidar la sala es descuidar un lugar esencial para la comunicación. Vamos a abordarlas en varios frentes. En primer lugar, los problemas generales, luego los técnicos, logísticos y los de decoración que impiden tener una «sala de comunicación». Y al final algunos trucos para los que tengáis que hacer muchas presentaciones «jugando fuera de casa».
A. Problemas generales
Salas sin un sentido. No hay problema con las salas multiusos, al contrario, estas suelen permitir buenas comunicaciones, pero no hay nada peor que una sala diseñada y mal equipada para lo que debería servir.
° A comprobar: Decide para qué comunicación o tipos de comunicación se va a emplear la sala y qué debe tener para ser perfecta.
Salas sin marca. Una sala es el escaparate de la compañía que verán visitantes de todo tipo. Sean proveedores o formadores, recuerda que esa es la imagen que se van a llevar.
° A comprobar: Pasa el test del escaparate. Si este fuera nuestro escaparate en una calle comercial, qué queremos que vean o no vean en ella.
O’clock. No permitir al presentador acceder a la sala con tiempo para prepararse. Truco: agregar 15 minutos a la agenda del evento solo para los presentadores para que tengan tiempo. También tras las presentaciones sería deseable que los gestores de salas tuvieran en cuenta que lo mismo que se tarda en montar una presentación se tarda en desmontar lo que se ha empleado. No hay nada más triste tras hacer una presentación que tener que ser expulsado – a veces con muy malas maneras- de una sala por aquellos que tienen la siguiente reserva.
° A comprobar: deja tiempo para preparar la sala antes y después de cada presentación. Al menos 15 minutos en cada extremo.
Rottenmeier. En su día publicamos un artículo sobre el efecto Señorita Rottenmeier que hacía referencia al personal que atiende la recepción y establece el acompañamiento hasta la sala. Desde la reserva hasta la llegada y la primera hospitalidad. Hace poco estaba con un cliente que había dedicado mucho dinero a tener una sala de reunión a la última en modernidad, pantallas que mostraban todo tipo de datos, una estética cuidada… Pero la bronca entre dos azafatas y dos miembros del equipo de seguridad a gritos, además de su maltrato a cualquier visitante, hacían todo el esfuerzo un dinero tirado.
° A comprobar: hay que tener un protocolo sencillo para visitas.
El paseíllo. Atravesar una sede es uno de los mejores ejercicios para conocer la cultura y la actividad de una empresa. Hay compañías que sitúan las salas en un extremo cercano a la puerta sin posibilidad de lucirse, y otros te hacen atravesar lo peor de sí mismos en el paseíllo hasta la sala asignada.
° A comprobar: define el paseo hasta la sala o si vas a «enseñar» la sede.
Espera, que llamamos a Paco. No tener responsable de la sala. Tener que recurrir a «Manolo que es el que sabe de esto» no es una solución. Alguien debe ser el encargado de que la sala funcione y esté lista para una presentación de cualquier tipo. Tanto desde el punto de vista técnico como del resto de logística.
° A comprobar: asigna un responsable para cada sala de modo que pueda atender de manera rápida y efectiva las necesidades que puedan surgir.
B. Problemas técnicos: o por qué los informáticos no deben marcar cómo se comunica en una sala
Internet ha muerto. Sí, parece mentira pero aún existen salas en las que falta Wifi o conexión a internet, o la que se emplea para visitantes es de una velocidad penosa, impidiendo cualquier uso profesional. En muchos sitios se pone una conexión lenta, cuando para presentaciones internas o combinadas con visitantes, esta sala y lo que allí sucede es a lo mejor esencial para el futuro de la compañía.
° A comprobar: Si no puedes reproducir un video de Youtube no tienes velocidad de conexión suficiente para una sala.
Nosotros usamos windows (o nosotros usamos MAC) es una forma de no tener en cuenta a los visitantes que pueden acudir con sus propios equipos o sistemas operativos. En general una sala debería poder pasar el test de los tres sistemas operativos más comunes: Windows, iOS y Linux.
° A comprobar: Que la sala sea compatible con al menos los 3 principales sistemas operativos del mercado en cada momento.
Usa nuestro ordenador. Obligar a que el presentador use el ordenador de la sala es la pesadilla de muchos presentadores. Acudir con su presentación en un «pincho» y encontrarse con que le obligan a usar un ordenador antiguo, con poca capacidad o versiones obsoletas del sistema operativo y los programas esenciales. Además, en estos ordenadores no suelen estar instalados fuentes y materiales muchas veces necesarios. Truco: ante la duda lleva siempre una versión «perfecta» de tu presentación, por ejemplo, en PDF.
Sin cables no hay presentación. Falta de existencia de adaptadores universales al menos para conectar imagen típica desde el ordenador (HDMI,VGA…) y desde equipos de sonido (una simple conexión jack hace maravillas).
O a lo mejor sin cables sí hay presentación. Instalar un sencillo y económico sistema de conexión inalámbrica puede ayudar a que en una sala todo funcione. Un chromecast o un Apple TV resuelven la necesidad de emitir sin cables a cualquier dispositivo y son una forma moderna y sencilla de duplicar las pantallas de muchos asistentes a salas, sonido incluido.
Proyector o pantalla en formato 800×600. Aún siguen en funcionamiento proyectores y pantallas de hace unos años con resoluciones propias de una teleserie. Hace ya muchos años que el HD llegó a la vida de los ordenadores, y no hay nada más triste para un presentador que haber preparado una presentación visual de calidad para acabar siendo proyectada con píxeles como puños.
Cables muy cortos. Si hay conexiones necesarias pero muy cortas obligan a colocar el ordenador cerca de una toma o de un enchufe impidiendo que el presentador pueda situar la pantalla mirando hacia él a modo de apoyo mientras presenta.
Bienvenidos al cine sonoro. Cada día más presentaciones incluyen vídeo y muchas salas o no cuentan con altavoces o solo disponen de pequeños altavoces de ordenador. No, unos altavoces de 1996 no sirven para una presentación.
Misión imposible. Entradas de la pantalla o del proyector mal nombradas. No hay nada más frustraste que lograr tener el cable adecuado, conectarlo y tardar minutos en descubrir que la TV o el proyector tienen configurado mal el nombre de la entrada, y aunque selecciones «HDMI» en realidad la entrada se llame «DVI-B» o alguna variante rara.
Solo digital. Pantallas o salas hipermodernas que no dejan espacio para tomar notas a mano en una pizarra o en un sencillo «flipchart». O pantallas superdigitales que no permiten proyectar y tomar notas al tiempo.
C. Problemas logísticos: o por qué una zona de presentaciones no puede estar huérfana
Salas de los hermanos Marx. Tan pequeñas que la gente acaba acumulada, y al poco rato aparecen los problemas propios de la acumulación de personas: calor, interrupciones, agobios… Como norma general al reservar la sala debe tenerse en cuenta al público que va a asistir y a los propios presentadores y su equipo técnico o acompañantes. Mejor tres sillas vacías que tener que apretar gente. Y como consejo, toda organización debería tener unas cuantas sillas plegables guardadas en algún sitio para emergencias.
Agua por Dios, un poco de agua. No hacen falta caros botellines de agua, ni un desayuno en toda regla, pero una simple jarra y unos vasitos de plástico se agradecen para cualquiera que tiene que hablar.
Instrucciones. No tener un papel con las contraseñas o instrucciones para usar los equipos comunes de la sala. Especialmente si se han configurado de forma «creativa» o no habitual.
Enchufes para todos. No basta con que la sala tenga un ordenador y conexión Wifi. Muchas veces las personas encargadas de impartir una formación llevan su propio portátil por lo que necesitarán tenerlo conectado a la red para no quedarse sin batería. Aunque parezca de sentido común no siempre es fácil encontrar un enchufe cerca de la mesa del ponente, y si lo hay, a veces no funciona.
Suciedad. Todos hemos vivido esa sensación de entrar en una sala descuidada, a medio camino de un almacén de antiguos materiales y de restos de papeles de sesiones anteriores. No solo da una mala imagen si los visitantes son externos, sino que además genera una sensación de abandono.
D. Problemas de diseño y decoración: o por qué una sala bonita y moderna no es la mejor para comunicar
It’s show business. Poco espacio en la cabecera para poder moverse el orador. Se cuidan las sillas, el mobiliario, los cuadros de las paredes… pero se olvida el uso que se le va a dar a la sala. Y el espacio es esencial para que alguien pueda realizar una presentación. Tanto una distancia adecuada del público con margen para moverse, como espacio lateral para no interrumpir imágenes proyectadas. En nuestras formaciones aprendemos que moverse en el «escenario» es fundamental, pero cuando no hay escenario la comunicación se vuelve aburrida.
Disculpa pantalla, que tengo que hacer una presentación. Pantallas que se meten en el espacio del orador o que tapan elementos esenciales (por ejemplo, pizarras necesarias para acompañar la presentación). Está muy bien que la sala cuente con proyector y pizarra, pero a menudo están colocadas en la misma pared. Esta disposición genera un problema, ya que cuando necesitamos bajar la pantalla del proyector la pizarra queda tapada y reducida a un tercio de lo que es. ¿Y si el profesor o el orador quiere utilizar al mismo tiempo el proyector y la pizarra para poder ir anotando ideas? ¿No es mejor colocar la pantalla del proyector en una pared y la pizarra en otra? De esta forma el ponente tendría espacio suficiente para escribir y la pantalla del proyector no supondría un problema de comunicación.
El interrogatorio. Proyectores que se clavan con sus luces en la frente o en los ojos del presentador. Imposible huir o encontrar un hueco. Además de ser incómodo, ese foco de luz cegador puede llegar a distraer al presentador.
El mata vampiros. Salas en las que no se ha tenido en cuenta la excesiva entrada de luz del exterior. La orientación juega un papel fundamental para que la sala cuente con suficiente luz natural, pero se debe evitar que el sol penetre directamente por la ventana haciendo que el exceso de iluminación y calor se convierta en algo molesto.
La peli de la sala de al lado. La falta de insonorización provoca que el ruido se pase de una sala a otra. Esto provoca falta de intimidad y privacidad.
Calor tropical. No olvides que los presentadores están de pie y que en esas altitudes la temperatura sube, a veces varios grados. Además, está demostrado que para evitar el sopor en una presentación es mejor una temperatura un poco por debajo del nivel de confort.
Salas inamovibles, sin capacidad de adaptación. Una gran mayoría de las salas de reuniones adopta el modelo «sala de juntas» con una mesa en torno a la que todo el mundo se sienta. Una solución sería colocar las mesas en forma de U, ya que permite que todos los participantes puedan verse, potencia la interacción entre ellos y mejora su atención. En cualquier caso, una sala debe componerse de elementos movibles y modulares que permitan configurarla de forma óptima para cada presentación. Otros lugares tienen por defecto la colocación tipo «colegio». A todos nos vienen recuerdos del colegio cuando entramos en un aula y vemos las mesas dispuestas en fila. Y rápidamente recordamos lo rápido que nos distraíamos cuando no nos miraba el profesor, sobre todo si ocupábamos los asientos de atrás. La disposición de las mesas y las sillas en fila no favorece la comunicación y el contacto visual de los asistentes.
Salas rompevoces. Salas mal sonorizadas en las que los oradores se dejan la voz. La mayoría de las salas cuenta con todos los medios técnicos necesarios y disponen de proyectores, sistemas de sonido, televisores con pantalla de última generación, micrófonos o conexión Wifi. Antes de empezar la sesión realizas las pruebas pertinentes para comprobar que todos los aparatos funcionan correctamente. Todo en orden. Hasta que la sala se llena, el ponente empieza a hablar y se da cuenta de que tiene que elevar la voz para que los asistentes puedan oírle debido a la mala insonorización de la sala. Imaginaos qué desastre sería si el ponente se quedara sin voz y no pudiera continuar. Son especialmente duras para las voces de oradores las salas enmoquetadas de hoteles y centros de conferencias. No tienen ningún tipo de eco, pero a cambio neutralizan de tal forma la voz humana que requieren un esfuerzo extra. No hay sala de presentación lo bastante pequeña como para que no deba tener al menos un micrófono de mano y altavoces de calidad suficiente para poder emplearse y que todo el mundo escuche correctamente.
Desgraciadamente estos errores son muy comunes en los espacios destinados a impartir formaciones o presentaciones y pueden llegar a ensombrecer la mejor de las presentaciones.
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