Son las 11:00 de la mañana de un viernes, todavía te queda mucho trabajo que terminar pero crees que podrás salir a tiempo para disfrutar del fin de semana. Hasta que recibes un email convocándote a una reunión a las 15:00 de la tarde y el mundo se viene abajo porque sabes a qué hora entrarás, pero no cuándo saldrás de ella.
¿Cuánto tiempo de la jornada laboral se dedica a asistir a reuniones? ¿Son todas necesarias o se abusa de ellas? En empresas como Tesla, Amazon o Facebook sus CEO han establecido una serie de reglas para acabar con las reuniones ineficaces.
Elon Musk, por ejemplo, permite a sus trabajadores salir de una reunión si creen que su presencia no aporta ningún valor. Jeff Bezzos sigue la regla de las dos pizzas para saber el número ideal de personas que deben asistir, mientras que la técnica que sigue Mark Zuckerberg es enviar previamente a los asistentes los temas que se van a tratar y establecer unos objetivos al inicio de cada encuentro que tiene con su equipo.
Cómo celebrar reuniones productivas
- Fijar una hora de comienzo y final: cuando se asiste a una reunión se sabe cuando empieza, pero nunca cuando acaba al no tener establecido cuándo tiene que terminar. Si se especifica la hora de finalización previamente se evita que los encuentres se alarguen innecesariamente y que las personas que acudan puedan organizarse mejor. Es importante también que todo el mundo sea puntual para que la reunión empiece a la hora fijada.
- Elegir la fecha más adecuada: en la medida de lo posible es mejor evitar convocar una reunión los viernes por la tarde o en vísperas de festivos o vacaciones para que la mayoría de las personas puedan estar presentes.
- Limitar el número de asistentes: para que no dure más de lo necesario es importante convocar solo a las personas cuya presencia en la reunión sea totalmente imprescindible.
- Fijar los temas y objetivos antes de cada reunión. Se puede ahorrar mucho tiempo si un par de días antes se envía a los asistentes los temas que se van a tratar y los objetivos, -eso sí, de manera muy concisa y clara, nada de adjuntar un texto con varias páginas que nadie se va a leer-. Con esta información todo el mundo se ciñe al guion y no se pierde el tiempo en abordar otros asuntos que no estén en el orden del día.
- Redactar un acta. Es importante escribir un documento en el que aparezcan los temas que se han abordado, los siguientes pasos a seguir, los objetivos que se quieren llevar a cabo y las personas encargadas de realizar cada una de las tareas. Este informe también puede servir para informar a las personas del equipo que no han estado presentes en la reunión.
Liderar una reunión y hablar ante varias personas puede ser un momento estresante para aquellas personas que no dominan la comunicación. En Elocuent hemos creado el método Micromunicación para aprender a comunicar con sencillez. Ayudamos a mejorar la calidad de las relaciones internas y la productividad evitando masas ingentes de comunicaciones y contenidos innecesarios. Nuestro objetivo es que las empresas comuniquen mejor a través de sus personas.
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